Manual de Usuario del Canal de Gestion de Consultas y Denuncias
¿Qué es el Canal de Gestión de Consultas y Denuncias?
El Canal de Gestión de Consultas y Denuncias es un servicio de gestión y tratamiento de las consultas y denuncias que se realizan ante la empresa sobre actuaciones relacionadas con la actividad del Grupo relativas a su Código Ético o contrarias manifiestamente al mismo.
Acceso al Canal de Gestión de Consultas y Denuncias.
Podrán tener acceso al Canal de Consultas y Denuncias los empleados del Grupo Prensa Ibérica Media, socios, colaboradores, proveedores, clientes o cualquier persona que tenga una relación directa o indirecta con la empresa y/o pueda verse afectado de alguna forma en el desarrollo de su negocio.
Realización de una Consulta y/o Denuncia
Las consultas y/o denuncias pueden realizarse en cualquier momento. Salvo eventuales incidencias técnicas, el Canal de Gestión de Consultas y Denuncias está activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El primer paso que se debe cumplimentar es la lectura y aceptación de las condiciones de utilización del canal, que son la política de protección de datos y las normas de uso del canal. Las consultas y/o denuncias son totalmente confidenciales, a excepción de que los datos sean requeridos por instancias judiciales y que deban hacerse públicos por imperativo legal.
Datos personales
El consultante/denunciante deberá rellenar un formulario con sus datos identificativos para poder proceder al seguimiento de la consulta /denuncia. Los datos serán registrados en el sistema de cumplimiento normativo y serán comunicados al Organo de Compliance Penal. Los datos personales facilitados serán tratados de forma confidencial y custodiados con las medidas de seguridad oportunas, respetando el principio de proporcionalidad y calidad de los datos, de modo que éstos solo podrán ser mantenidos mientras resulten pertinentes para la finalidad para la que fueron recabados, todo ello de conformidad a la legislación vigente. Como paso previo al registro de los datos de identificación es necesario marcar las casillas de aceptación de las condiciones de utilización del Canal de Gestion de Consultas y Denuncias.
Relación de los hechos
El consultante/denunciante debe: i) establecer su relación con el Grupo; ii) detallar los hechos concretos que motivan la consulta/denuncia; iii) fecha de los mismos; iv) identificar empresa sobre la que efectúa la consulta o, en su caso, identificar al denunciado y empresa del grupo a la que pertenece el mismo y, v) determinar el precepto del código ético sobre el que desea hacer la consulta o el precepto del referido código que entiende infringido.
Asimismo, informará de cuantos aspectos considere relevantes en cuanto a la consulta/denuncia formulada.
Documentación
El usuario podrá incorporar a la consulta/denuncia cuanta documentación crea necesaria.
Plazo de contestación.
Será el siguiente:
- Para las consultas, en una fecha inferior a diez días hábiles a contar desde la recepción de la consulta.
- Para las denuncias relativas al incumplimiento de alguno de los preceptos del código ético del grupo, en una fecha inferior a treinta días hábiles desde la recepción de la comunicación.